Intakegesprek als coach: voorbeeldvragen en een praktisch formulier
Een intakegesprek als coach helpt om samen te bepalen of de vraag, jouw werkwijze en de verwachtingen bij elkaar passen. Bespreek het gewenste resultaat, eerdere ervaringen, praktische afspraken en vertrouwelijkheid. Gebruik voorbeeldvragen als houvast, met ruimte om te luisteren. Sluit af met een gezamenlijke keuze over het vervolg, zonder druk om te starten.
Je hebt een eerste gesprek met iemand die misschien bij je wil komen. Je wilt begrijpen wat er speelt, maar ook tijd houden om uit te leggen hoe je werkt. Een kort formulier kan helpen. Het moet het gesprek ondersteunen, niet ervoor zorgen dat iemand eerst een heel levensverhaal moet inleveren.
- Vraag naar een concrete situatie en wat iemand daarin anders zou willen.
- Leg uit wat coaching bij jou inhoudt en waar je grenzen liggen.
- Spreek af wat je vastlegt en wie welke informatie krijgt.
Stories Den Haag
Wat bespreek je in een eerste coachinggesprek?
Bespreek de aanleiding, gewenste verandering en manier van samenwerken. Onderzoek ook of de vraag binnen jouw deskundigheid valt. Een intake is een wederzijdse kennismaking: de cliënt beoordeelt jou, terwijl jij nagaat of je passende begeleiding kunt bieden.
Voor ICF-professionals benoemt de ICF Code of Ethics, sinds april 2025 afspraken over rollen, vertrouwelijkheid en financiële voorwaarden vóór de coaching begint. Gebruik daarnaast de beroepscode en voorwaarden die op jouw praktijk van toepassing zijn.
Maak bij het plannen al duidelijk of de intake betaald is, hoe lang die duurt en of er iets voorbereid hoeft te worden. Wie denkt alleen even kennis te maken, moet niet onverwacht in een betaalde sessie belanden.
Welke intakevragen geven ruimte aan het verhaal?
Open vragen over een recente situatie maken een brede wens bespreekbaar. Vraag door op wat de cliënt zelf bedoelt, voordat je een doel of aanpak invult. Je hoeft niet alle vragen uit de lijst te stellen; kies wat helpt om de vraag te begrijpen.
| Onderwerp | Vraag | Waar je op let |
|---|---|---|
| Aanleiding | Wat maakt dat je juist nu een gesprek wilt? | De eigen aanleiding, ook als een ander de coaching voorstelt. |
| Concrete situatie | Kun je een recent moment beschrijven waarop je dit merkte? | Wat er gebeurde, zonder direct een verklaring te geven. |
| Gewenste verandering | Wat zou je op zo’n moment anders willen kunnen doen? | Een verandering waar de cliënt zelf invloed op heeft. |
| Eerdere pogingen | Wat heb je al geprobeerd, en wat hielp een beetje? | Ervaring en mogelijkheden die al aanwezig zijn. |
| Samenwerking | Wat helpt jou om open te kunnen praten? | Voorkeuren, tempo en praktische behoeften. |
| Evaluatie | Waaraan zouden we merken dat deze gesprekken iets opleveren? | Een gezamenlijk aanknopingspunt voor de evaluatie. |
Een bruikbare vervolgvraag is: ‘Wat bedoel je precies met meer vertrouwen?’ De ene cliënt wil in een vergadering iets zeggen; de andere wil een besluit nemen zonder steeds bevestiging te zoeken. Hetzelfde woord kan om ander werk vragen.
Hoe gebruik je het voorbeeldformulier?
Gebruik het formulier als korte samenvatting van de kennismaking, in een eigen passende en beveiligde werkomgeving. Neem de vragen over en pas ze aan je praktijk aan. Het is een redactioneel voorbeeld voor coaching, geen diagnostisch instrument of volledige coachingovereenkomst.
Kopieerbaar voorbeeldformulier
- Aanleiding: Ik wil een gesprek omdat …
- Situatie: Een recent voorbeeld waarin ik dit merk is …
- Doel: Ik zou willen leren of veranderen dat …
- Ervaring: Wat ik al heb geprobeerd en wat daarbij hielp …
- Samenwerking: Wat ik prettig of lastig vind in begeleiding …
- Afspraken: Voorgestelde duur, frequentie, prijs en evaluatiemoment …
- Vertrouwelijkheid: Wat wordt vastgelegd, met welk doel, en welke afspraken gelden bij betrokkenheid van een opdrachtgever …
- Vervolg: Starten, bedenktijd, een vervolgvraag of andere passende ondersteuning …
Lees de samenvatting samen na. Herkent de cliënt zich erin? Laat een open vraag open als er nog geen antwoord is. Een eerste doel mag later worden aangescherpt; het hoeft niet tijdens de kennismaking definitief te worden.
Welke informatie hoef je vooraf niet te verzamelen?
Verzamel alleen gegevens die nodig zijn voor het doel van de intake. Vraag voor een eerste kennismaking niet standaard om een BSN, uitgebreide medische geschiedenis of gegevens van familieleden. Beoordeel per gegeven waarom je het nodig hebt en of je het mag verwerken.
De Autoriteit Persoonsgegevens licht dataminimalisatie en de verantwoordingsplicht toe. Een cliënt die vrijwillig iets vertelt, geeft daarmee niet automatisch toestemming voor ieder gebruik of iedere bewaartermijn. Leg uit wat je noteert, hoe je het beschermt en hoe je met inzage of verwijderverzoeken omgaat.
Gebruik een websiteformulier niet als algemeen dossier. Laat mensen via een contactformulier hooguit de noodzakelijke contact- en planningsinformatie delen. Bespreek inhoudelijke of gevoelige informatie via een kanaal dat daarvoor geschikt is.
Stories Club coworking area, Stories Keizersracht (Amsterdam)
Wat spreek je af als een werkgever de coaching betaalt?
Maak vóór de start helder wie de cliënt is, wie betaalt en welke terugkoppeling eventueel wordt afgesproken. Betaling geeft een werkgever niet vanzelf toegang tot de inhoud van gesprekken. Bespreek doelen en informatie-uitwisseling met alle betrokkenen, binnen de geldende regels.
Een praktisch onderscheid is: afspraken over planning en voortgang zijn iets anders dan een verslag van wat iemand in een sessie vertelt. Schrijf concreet op welke terugkoppeling is voorzien. ‘We houden de werkgever op de hoogte’ is te vaag om vertrouwen op te bouwen.
Wanneer kies je voor een ander vervolg dan coaching?
Kies voor een ander vervolg wanneer de hulpvraag buiten je deskundigheid of aanbod valt. Bespreek dat zorgvuldig, zonder zelf een diagnose te stellen. Bij vragen over passende medische of psychische zorg kan de cliënt contact opnemen met de huisarts.
In de uitleg van Zorginstituut Nederland over geneeskundige ggz heeft de huisarts een rol bij het bespreken van psychische klachten en mogelijke verdere zorg. Coaching, een kennismaking met een coach en verzekerde ggz zijn geen uitwisselbare routes.
Een rustige afronding kan zijn: ‘Dit is wat ik kan begeleiden. Voor het andere deel lijkt het me goed dat je eerst met een passende zorgverlener bespreekt wat nodig is.’ Benoem je grens zonder iemand met een onduidelijke vervolgstap te laten zitten.
Hoe rond je de intake af?
Vat de vraag samen en bespreek wat ieder nodig heeft om een keuze te maken. Geef duidelijkheid over het voorstel, eventuele bedenktijd en het volgende contactmoment. Een intake is ook geslaagd als de uitkomst is dat jullie niet samen starten.
Controleer ten slotte of de plek past bij het gesprek. In een rustige coachruimte wil je cliënten kunnen ontvangen zonder onderbrekingen en zonder dat gesprekken op de gang te horen zijn. Plan voldoende tijd om rustig af te sluiten.
Bronnen en werkwijze
De vragen en het formulier zijn eigen redactionele hulpmiddelen. Ze ondersteunen een kennismaking en vervangen geen beroepscode, privacybeleid of overeenkomst.
- ICF: Code of Ethics, versie 2025
- Autoriteit Persoonsgegevens: verantwoordingsplicht
- Zorginstituut Nederland: geneeskundige ggz
Samengesteld door Stories voor zelfstandige coaches. Bronnen gecontroleerd en concept bijgewerkt op 13 september 2026.
Dit artikel is gemaakt met AI-ondersteuning voor onderzoek, het schrijven van de tekst en redactie. Stories bepaalt de uiteindelijke inhoud en is verantwoordelijk voor de publicatie.